Datenschutzerklärung

Gemäß DSGVO (EU) 2016/679

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten wir erheben

Beim Nutzen unseres KI-Chatbots können folgende Daten erhoben werden:

• Name (falls vom Nutzer angegeben)
• Telefonnummer (falls vom Nutzer angegeben)
• E-Mail-Adresse (falls vom Nutzer angegeben)
• Inhalte der Chat-Konversation
• Zeitpunkt der Konversation

3. Zweck der Datenerhebung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet um:

• Den Betreiber der Website über Kundenanfragen zu informieren
• Eine Kontaktaufnahme zwischen Nutzer und Website-Betreiber zu ermöglichen
• Den KI-Chatbot zu verbessern

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung des Chatbots).

5. Datenspeicherung

Die einzelne Chat-Konversation wird während der aktiven Sitzung temporär im Arbeitsspeicher des Servers der Hetzner Online GmbH (Deutschland) verarbeitet. Die KI-Verarbeitung der Nachrichteninhalte erfolgt über die Anthropic API (USA). Sofern während des Gesprächs Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail) hinterlassen werden, werden diese als Anfrage („Lead") in unserer Datenbank gespeichert und zusätzlich über n8n (EU) an die vom jeweiligen Website-Betreiber genutzten Google-Dienste (Gmail, Google Sheets) weitergeleitet. Für die dort beim Betreiber gespeicherten Kopien (z. B. in dessen Google Sheets oder E-Mail-Postfach) gelten dessen eigene Aufbewahrungsentscheidungen; die nachfolgend genannten automatischen Löschfristen betreffen ausschließlich die in unserem eigenen System gespeicherten Daten. Hochgeladene Wissensdokumente (z. B. PDFs mit Preisen oder Leistungen) werden im Auftrag des Website-Betreibers von HaraldAutomation auf dem Server gespeichert und gepflegt, bis sie durch den Betreiber gelöscht werden. Für den Anruf-Bot werden Telefonnummern kurz über Twilio Inc. (USA) verarbeitet. SMS-Versand erfolgt über seven.io (Deutschland). Es bestehen Data Processing Agreements gemäß Art. 28 DSGVO mit allen genannten Anbietern.

In unserem eigenen System gelten für die unterschiedlichen Datenarten folgende automatische Löschfristen:

• Bestellungen und Anfragen (Leads), einschließlich Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Gesprächszusammenfassung: automatische Löschung 90 Tage nach Eingang.
• Temporäre Zuordnungs- und Bestätigungsanfragen (z. B. Rückfragen, wenn am selben Tisch mehrere offene Bestellungen vorliegen): automatische Löschung nach 24 Stunden.
• Zufriedenheits-Bewertungen zur Nutzung des Chat-Assistenten: automatische Löschung 90 Tage nach Abgabe.
• Gesprächsstatistiken (Anzahl Gespräche, Kanal, Datum): nach 90 Tagen wird der Bezug zur einzelnen Sitzung entfernt (Anonymisierung); die rein zahlenmäßigen Auswertungen selbst bleiben für den Betreiber erhalten.
• Chatverlauf-Zwischenspeicherung zur Wiederherstellung bei einem versehentlichen Neuladen der Seite: automatische Löschung nach spätestens 4 Stunden (siehe unten für Details).
• Push-Benachrichtigungs-Registrierungen (für Browser-Benachrichtigungen an das Servicepersonal): automatische Löschung nach 90 Tagen Inaktivität, sofort bei Abmeldung durch den Nutzer, oder sobald eine Zustellung fehlschlägt, weil die Registrierung nicht mehr gültig ist.

Diese Fristen gelten unabhängig voneinander. Der Website-Betreiber kann einzelne Anfragen zudem jederzeit vorzeitig über sein Dashboard manuell löschen.

Zur Wiederherstellung Ihres Chatverlaufs bei einem versehentlichen Neuladen der Seite speichern wir Ihren Gesprächsverlauf serverseitig für bis zu 4 Stunden, verknüpft mit einer zufälligen Sitzungskennung in Ihrem Browser (sessionStorage), die beim Schließen des Tabs automatisch gelöscht wird. Nach Ablauf von 4 Stunden wird der gespeicherte Verlauf automatisch gelöscht. Über die Schaltfläche 'Neuen Chat starten' können Sie diese Sitzung jederzeit selbst beenden und einen neuen, unverknüpften Chat beginnen.

6. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden ausschließlich an den jeweiligen Website-Betreiber weitergegeben, dessen Chatbot Sie nutzen. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kontakt@haraldautomation.de

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Rheinland-Pfalz ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

9. Cookies

Unser Chatbot verwendet keine Cookies. Es wird lediglich eine temporäre Session-ID im Arbeitsspeicher des Browsers gespeichert, die beim Schließen des Browsers gelöscht wird.

10. Terminbuchung (Calendly)

Für die Buchung von Demo-Terminen nutzen wir Calendly (Calendly LLC, USA). Beim Klick auf den Buchungsbutton werden Sie zu Calendly weitergeleitet. Calendly verarbeitet Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Termin. Weitere Informationen: calendly.com/privacy.

11. Standortprüfung beim QR-Bestellsystem (optional, restaurantabhängig)

Einzelne Restaurants können optional eine Standortprüfung für den QR-Code-Chatbot aktivieren. Ist diese aktiviert, wird Ihr Standort ausschließlich dann verarbeitet, wenn Sie diesen über die Standortabfrage Ihres Browsers aktiv freigeben. Ohne diese Freigabe findet keinerlei Standortverarbeitung statt; Sie können die Speisekarte einsehen und den Chatbot allgemein nutzen, ohne Ihren Standort freizugeben. Erst zum Absenden einer Bestellung, für einen Zahlwunsch oder zum Rufen des Personals ist die Freigabe erforderlich.

Zweck dieser Verarbeitung ist ausschließlich die Prüfung, ob Sie sich im Umkreis des jeweiligen Restaurants befinden, um zu verhindern, dass das Bestellsystem außerhalb des Restaurants missbräuchlich genutzt wird (z. B. über einen fotografierten oder weitergeleiteten QR-Code). Rechtsgrundlage ist Ihre aktive Einwilligung durch die Standortfreigabe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bei Ihrer Freigabe übermittelt Ihr Browser Breitengrad, Längengrad und einen Genauigkeitswert an unseren Server. Diese Werte werden ausschließlich zur unmittelbaren Distanzberechnung zur hinterlegten Position des Restaurants verwendet und im Anschluss nicht gespeichert – weder als Rohdaten noch in Protokolldateien. Dauerhaft gespeichert wird ausschließlich das Ergebnis dieser einmaligen Prüfung: ob die Kombination aus Restaurant und Ihrer Sitzung („Session") für eine begrenzte Zeit als vor Ort bestätigt gilt, zusammen mit dem Zeitpunkt der Prüfung und dem Zeitpunkt, zu dem diese Bestätigung wieder abläuft. Es findet keine dauerhafte Standortverfolgung und kein Bewegungsprofil statt; nach erfolgreicher Freigabe wird Ihr Standort nicht erneut automatisch abgefragt.

Diese Bestätigung ist zeitlich begrenzt gültig (restaurantabhängig konfiguriert). Sie wird automatisch ungültig, sobald die zugehörige Bestellung bezahlt oder das zugehörige Ticket als abgeschlossen markiert wurde, spätestens jedoch mit Ablauf der konfigurierten Gültigkeitsdauer. Für eine danach folgende, neue Bestellung ist erneut eine Standortbestätigung erforderlich.

Stand: Juli 2026