Datenschutzerklärung

Gemäß DSGVO (EU) 2016/679

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten wir erheben

Beim Nutzen unseres digitalen Assistenten (Website-Chat) bzw. unseres Kontaktformulars können folgende Daten erhoben werden:

• Name (falls vom Nutzer angegeben)
• Telefonnummer (falls vom Nutzer angegeben)
• E-Mail-Adresse (falls vom Nutzer angegeben)
• Inhalte der Chat-Konversation
• Zeitpunkt der Konversation

3. Zweck der Datenerhebung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet um:

• Den Betreiber der Website über Kundenanfragen zu informieren
• Eine Kontaktaufnahme zwischen Nutzer und Website-Betreiber zu ermöglichen
• Den KI-Chatbot zu verbessern

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung des Chatbots).

5. Datenspeicherung

Die einzelne Chat-Konversation wird während der aktiven Sitzung temporär im Arbeitsspeicher des Servers der Hetzner Online GmbH (Deutschland) verarbeitet. Die KI-Verarbeitung der Nachrichteninhalte erfolgt über die Anthropic API (USA). Sofern während des Gesprächs Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail) hinterlassen werden, werden diese als Anfrage („Lead") in unserer Datenbank gespeichert und zusätzlich über n8n (EU) an die vom jeweiligen Website-Betreiber genutzten Google-Dienste (Gmail, Google Sheets) weitergeleitet. Für die dort beim Betreiber gespeicherten Kopien (z. B. in dessen Google Sheets oder E-Mail-Postfach) gelten dessen eigene Aufbewahrungsentscheidungen; die nachfolgend genannten automatischen Löschfristen betreffen ausschließlich die in unserem eigenen System gespeicherten Daten. Hochgeladene Wissensdokumente (z. B. PDFs mit Preisen oder Leistungen) werden im Auftrag des Website-Betreibers von HaraldAutomation auf dem Server gespeichert und gepflegt, bis sie durch den Betreiber gelöscht werden. Für den Anruf-Bot werden Telefonnummern kurz über Twilio Inc. (USA) verarbeitet. SMS-Versand erfolgt über seven.io (Deutschland). Sofern die optionale Sprachnachrichten-Funktion aktiviert ist, wird eine per Mikrofon aufgenommene Sprachnachricht einmalig zur Umwandlung in Text an OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt; die Audiodatei wird dabei nicht dauerhaft gespeichert, gespeichert wird ausschließlich der daraus erzeugte Text als Teil des Chatverlaufs. Es bestehen Data Processing Agreements gemäß Art. 28 DSGVO mit allen genannten Anbietern.

In unserem eigenen System gelten für die unterschiedlichen Datenarten folgende automatische Löschfristen:

• Anfragen (Leads), einschließlich Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Gesprächszusammenfassung: automatische Löschung 90 Tage nach Eingang.
• Zufriedenheits-Bewertungen zur Nutzung des Chat-Assistenten: automatische Löschung 90 Tage nach Abgabe.
• Gesprächsstatistiken (Anzahl Gespräche, Kanal, Datum): nach 90 Tagen wird der Bezug zur einzelnen Sitzung entfernt (Anonymisierung); die rein zahlenmäßigen Auswertungen selbst bleiben für den Betreiber erhalten.
• Chatverlauf-Zwischenspeicherung zur Wiederherstellung bei einem versehentlichen Neuladen der Seite: automatische Löschung nach spätestens 4 Stunden (siehe unten für Details).
• Push-Benachrichtigungs-Registrierungen (für Browser-Benachrichtigungen an das Servicepersonal): automatische Löschung nach 90 Tagen Inaktivität, sofort bei Abmeldung durch den Nutzer, oder sobald eine Zustellung fehlschlägt, weil die Registrierung nicht mehr gültig ist.

Diese Fristen gelten unabhängig voneinander. Der Website-Betreiber kann einzelne Anfragen zudem jederzeit vorzeitig über sein Dashboard manuell löschen.

Zur Wiederherstellung Ihres Chatverlaufs bei einem versehentlichen Neuladen der Seite speichern wir Ihren Gesprächsverlauf serverseitig für bis zu 4 Stunden, verknüpft mit einer zufälligen Sitzungskennung in Ihrem Browser (sessionStorage), die beim Schließen des Tabs automatisch gelöscht wird. Nach Ablauf von 4 Stunden wird der gespeicherte Verlauf automatisch gelöscht. Über die Schaltfläche 'Neuen Chat starten' können Sie diese Sitzung jederzeit selbst beenden und einen neuen, unverknüpften Chat beginnen.

6. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden ausschließlich an den jeweiligen Website-Betreiber weitergegeben, dessen Chatbot Sie nutzen. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kontakt@haraldautomation.de

8. Cookies

Unser Chatbot selbst verwendet keine Cookies. Es wird lediglich eine temporäre Session-ID im Arbeitsspeicher des Browsers gespeichert, die beim Schließen des Browsers gelöscht wird.

Auf unserer Website (haraldautomation.de) setzen wir, sofern Sie dem im Cookie-Banner ausdrücklich zustimmen, Google Analytics (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zur Analyse der Websitenutzung ein. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Website ermöglichen (z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft der Besucher, verwendetes Gerät). Die IP-Adresse wird dabei von Google gekürzt und somit anonymisiert, bevor sie gespeichert wird.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer aktiven Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über den Cookie-Banner beim ersten Besuch unserer Website erteilen oder ablehnen können. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen und es werden keine entsprechenden Cookies gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen bzw. Ihre Auswahl ändern, indem Sie auf dieser Website auf den Link "Cookies" klicken (zu finden oben in der Navigation bzw. im Seitenfuß, je nach Seite).

Es kann dabei zu einer Datenübermittlung an Server von Google LLC in den USA kommen. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das ein angemessenes Datenschutzniveau für die Datenverarbeitung in den USA gewährleisten soll. Weitere Informationen zu Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Rheinland-Pfalz ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Stand: August 2026